Hyvä rakennuttajakonsultti edesauttaa hankkeen laadukasta, sujuvaa ja kustannustehokasta toteutusta ja siten vähentää hukkaa hankkeessa, mikä tarkoittaa myös säästöä koko hankkeen toteutuneissa kustannuksissa.
Konsulttihankinnoissa on syytä erityisesti kiinnittää huomiota hankkeeseen tarjottavien avainhenkilöiden osaamiseen ja kykyihin. Huomiota kannattaa kiinnittää erityisesti riittävään resurssointiin, osaamiseen ja yhteistyökykyyn. Hyvä käytäntö on myös henkilöiden haastattelu osana valintaprosessia ja tarjousten pisteytystä.
Tarjouspyyntö
Tarjouspyynnössä tulisi pyrkiä selkeästi kuvaamaan hankittavan palvelun tavoitteet ja toimeksiannon laajuus.
Mukaan voi myös laittaa tilaajan oman alustavan arvion tarvittavasta resurssista ja ajankäytöstä. Tällä toimintamallilla tilaaja varmistaa tarjousten yhteismitallisuuden tältä osin.
Tarjouspyynnössä tulisi kertoa yleisesti hankkeesta ja kuvata, mitä hankkeella halutaan ratkaista sekä ketkä ovat hankkeen keskeisiä sidosryhmiä. Tilaajan on hyvä myös kertoa mahdollisista omista toimintamalleistaan, jotka konsultin tulee huomioida. Hankintaprosessissa on hyvä tarkastella tarjoavan konsultin aktiivisuutta ja vuorovaikutusta hankkeen taustojen ymmärryksen syventämisessä. Tarjoavalta konsultilta kannattaa myös kysyä näkemyksiä hankkeen läpiviennistä ja ideoista sekä kehitysehdotuksista annettuihin hankkeen taustatietoihin peilaten.
Tarjousten laadullinen arviointi
Konsulttia arvioitaessa kannattaa pyrkiä kartoittamaan konsultin aiempaa kokemusta vastaavista hankkeista ja innostusta sekä sitoutumista mahdolliseen uuteen hankkeeseen. Tärkeää on varmistaa riittävä tekninen osaaminen hankkeeseen, huomioiden hankkeen laajuus ja vaativuus.
Pyri arvioimaan konsultin johtamis- ja yhteistyötaitoja, viestintä- ja kommunikointitaitoja, kokonaisuuksien hahmottamiskykyä, projektihallinnan ja dokumentoinnin osaamista ja digitaalisten työkalujen käytön kyvykkyyttä.
Konsultin yrityksen osalta kannattaa tarkastella resurssien riittävyyttä, yrityksen prosesseja ja laadunvarmistusta, yrityksen taloudellista tilannetta ja mahdollisuuksia tarjota erikoisosaamista hankkeeseen omien palveluiden tai esimerkiksi kumppaneiden ja verkostojen kautta.
Valintaperusteiden määrittely
Konsulttihankinnoissa on usein haastavaa määritellä pisteytys ja laatukriteerit niin, että laadusta muodostuu aito kilpailutekijä ja valintaperuste hinnan ohella.
Laadun pisteytyskriteerit on määriteltävä selkeästi, jotta arviointiin ei jää tulkinnanvaraisuutta (esim. projektisuunnitelman arviointi).
Konsultin osaamisvaatimukset vaihtelevat hankkeittain ja siksi on syytä arvioida hankekohtaisesti, millaisia vaatimuksia tarjoajille asetetaan:
Konsulttisopimus
Konsulttitoimeksiantojen sopimuksissa suositellaan käytettäväksi KSE 2013 Konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja. Toimeksiantojen sisältöjen määrittelyssä voidaan käyttää hyväksi alan yleisiä tehtäväluetteloja.
Kannustinjärjestelmillä voidaan ohjata konsultin toimintaa kohti tilaajan ja hankkeen tavoitteita. Tilaaja voi esimerkiksi laatia hankkeen avainosapuolille yhteisen tilaajan tavoitteisiin sidotun seuranta- ja kannustinjärjestelmän ja ottaa se osaksi kunkin konsultin palkkiorakennetta.
